Sử dụng dịch vụ huỷ tài liệu hay mua máy hủy tài liệu?

Nên sử dụng dịch vụ hủy tài liệu hay máy hủy tài liệu là thắc mắc của rất nhiều người hiện nay. Bởi khi hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ thì cần phải xử lý để tránh thất thoát những thông tin. Trong đó, bạn băn khoăn không biết nên lựa chọn hình thức nào là phù hợp? Vậy thì sau đây sẽ là một vài chia sẻ hữu ích cho mọi người tham khảo.

hủy tài liệu bằng máy hủy

Nên sử dụng dịch vụ hủy tài liệu hay mua máy hủy tài liệu?

Trước đây, với tài liệu đã hết hạn lưu trữ, cách thường xử lý là đốt hoặc bỏ thùng rác. Tuy nhiên, cách xử lý này lại tiềm ẩn rủi ro là để lộ những thông tin quan trọng. Rất có thể, kẻ xấu sẽ lợi dụng những thông tin từ tài liệu này để phục vụ những hoạt động bất hợp pháp.

máy hủy tài liệu văn phòng

Hiện nay,có 2 hình thức được nhiều người quan tâm nhất là dịch vụ hủy tài liệu máy hủy tài liệu. Trong đó, mỗi hình thức sẽ có những ưu, nhược điểm riêng.Cụ thể:

Ưu nhược điểm của máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu là một thiết bị vô cùng tiện ích không thể thiếu đối với nhiều văn phòng, công ty. Chiếc máy này sẽ hủy những thông tin xuất hiện trên hồ sơ đã hết giá trị. Tuy nhiên, những chiếc máy này chỉ có thể hủy được hồ sơ, tài liệu với số lượng ít. Công suất hoạt động của những chiếc máy này chỉ từ 5 – 10 tờ/ lần.

nhược điểm của máy hủy tài liệu

Vì vậy nếu cơ quan, doanh nghiệp của bạn muốn hủy tài liệu thường xuyên với số lượng lớn. Thì đây không phải là một giải pháp hoàn hảo. Bởi nó sẽ tốn rất nhiều thời gian, nhân công làm việc cũng như khiến máy bị hao mòn nhanh chóng. Ngoài ra, máy hủy tài liệu còn gây nên tiếng ồn khi hoạt động và tạo ra khá nhiều bụi..

Ưu nhược điểm của dịch vụ hủy tài liệu

Chính vì những nhược điểm trên mà dịch vụ hủy tài liệu đã ra đời. Dịch vụ đáp ứng được nhu cầu hủy tài liệu thường xuyên với số lượng lớn của các doanh nghiệp. Sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp sẽ luôn đảm bảo sự an toàn cũng như tiết kiệm chi phí. Với máy móc, thiết bị hiện đại, tài liệu sẽ được hủy toàn bộ một cách nhanh chóng. Những ưu điểm của dịch vụ này là:

tài liệu hể giá trị

  • Giúp các doanh nghiệp bảo mật thông tin:
  • Hồ sơ, tài liệu mang đi tiêu hủy sẽ luôn được đơn vị giữ bí mật kín tuyệt đối với bên thứ ba. Do đó, bạn sẽ không phải lo lắng về vấn đề bí mật kinh doanh, thông tin của doanh nghiệp bị lộ ra ngoài.
  • Tiêu hủy triệt để số lượng lớn:
  • Dù bạn có nhu cầu xử lý với khối lượng lên đến hàng trăm hay hàng ngàn kg .Thì những đơn vị cung cấp dịch vụ hủy tài liệu cũng có thể đáp ứng. Điều này khác biệt hoàn toàn với những giải pháp hủy tài liệu thông thường.
  • Tiết kiệm thời gian, công sức:
  • So với phương án hủy tài liệu thủ công hay sử dụng máy hủy tài liệu. Mọi người sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức và hiệu quả thấp. Tuy nhiên, dịch vụ hủy tài liệu có thể giải quyết tốt vấn đề này. Bạn sẽ không phải tốn thời gian chờ đợi hay mang tài liệu đi hủy.

Chi phí dịch vụ hủy tài liệu bao nhiêu?

Dịch vụ hủy tài liệu có chi phí bao nhiêu luôn là thắc mắc nhận được rất nhiều sự quan tâm của mọi người. Trong đó, rất khó để tìm được một mức giá chung cho dịch vụ bởi mỗi đơn vị sẽ tính chi phí khác nhau. Trong đó, một số yếu tố ảnh hưởng đến giá dịch vụ là:

Phương Pháp Hủy Hồ Sơ, Tài Liệu

  • Khối lượng tài liệu cần hủy nhiều hay ít
  • Loại tài liệu cần hủy là giấy hay đĩa CD
  • Tình trạng tài liệu cần hủy như thế nào, đã được đóng gói hay chưa; vị trí của tài liệu đã đang ở đâu,…

Tổng hợp những yếu tố trên đây, các đơn vị cung cấp sẽ báo giá chi tiết cho mọi người tham khảo.

Bí quyết chọn đơn vị hủy tài liệu uy tín

Dù lựa chọn đơn vị hủy tài liệu nào đi chăng nữa thì mọi người cũng nên dành thời gian tìm hiểu và đến với những cơ sở uy tín để đảm bảo:

dịch vụ hủy tài liệu uy tín

  • Chi phí hủy tài liệu
  • Tính bảo mật cho các thông tin chứa trong hồ sơ, tài liệu
  • Chính sách phục vụ tận tình.

Với những chia sẻ trên đây, bạn đã chọn được giải pháp tối ưu chưa? Hy vọng những thông tin này sẽ là những thông tin hữu ích nhất đối với tất cả mọi người.