4 văn bản quan trọng trong quy trình huỷ tài liệu hết giá trị

Hủy tài liệu hết hạn lưu trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp và tổ chức không đơn giản là tự ý hủy tài liệu mà cần tuân theo đúng quy trình theo luật định (Luật kế toán, Luật Lưu trữ ban hành). Bài viết sẽ liệt kê những mẫu biên lai cần có trong quy trình hủy tài liệu hết hạn lưu trữ. Từ đó giúp những ai đang có nhiệm vụ lên kế hoạch về việc hủy tài liệu cho đơn vị mình chuẩn bị đầy đủ, đúng luật.

hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ

Quy trình hủy tài liệu hết hạn lưu trữ

Có 8 biên bản cần có trong quy trình hủy tài liệu hết giá trị. Trong một số biên bản sẽ có mẫu văn bản gợi ý trong hình ảnh.

Danh mục tài liệu hết giá trị

Lên danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ (tài liệu hết giá trị) là bước đầu tiên trong quy trình hủy tài liệu. Nội dung chính của danh mục này bao gồm vị trí của tài liệu, tên tài liệu và lý do hủy tài liệu.

Một số lý do hủy tài liệu:

  • Tài liệu hết thời hạn bảo quản (theo quy định của từng loại tài liệu kế toán)
  • Tài liệu bị bao hàm (đối với kế hoạch, báo cáo tháng…)
  • Tài liệu bị hỏng (rách nát) không còn khả năng phục hồi
  • Tài liệu là bản nháp

Như vậy, lý do hủy tài liệu hết hạn lưu trữ phụ thuộc vào giá trị sử dụng của tài liệu. Điều này cần được xác định tỉ mỉ, chính xác để biết được đúng tài liệu cần hủy, tài liệu chưa hết hạn lưu trữ không được hủy.

Biên bản hủy tài liệu hết hạn lưu trữ

Mẫu danh mục tài liệu hết giá trị

Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

Từ danh mục tài liệu cần hủy, những người có nhiệm vụ cần viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị. Bản thuyết minh nói lên vì sao một tài liệu cần được hủy.

Có 2 phần chính trong bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.

  • Phần 1: Tóm tắt sự hình thành khối tài liệu hết giá trị (tài liệu được hình thành khi nào, thời gian, số lượng)
  • Phần 2: Tóm tắt nội dung chủ yếu của khối tài liệu hết giá trị (liệt kê cụ thể từng nhóm tài liệu cần hủy, mỗi nhóm bao gồm những tài liệu gì, tác giả, lý do hủy)

Bản thuyết minh sẽ được trình lên hội đồng xác định tài liệu hết giá trị. Vì thế, cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, chi tiết.

Mẫu văn bản hủy tài liệu hết giá trị

Mẫu bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

Quyết định thành lập hội đồng xác định tài liệu hết giá trị

Hội đồng có nhiệm vụ xét hủy tài liệu hết giá trị theo đúng thủ tục theo quy định. Sau khi hội đồng xem xét và cơ quan quản lý lưu trữ cấp trên thẩm định. Người có thẩm quyền mới ra quyết định hủy tài liệu hết hạn lưu trữ

Hội đồng xác định giá trị tài liệu làm việc theo các bước sau trong việc xét huỷ tài liệu hết giá trị:

  • Tất cả các thành viên Hội đồng xem xét, đối chiếu các tài liệu trong danh mục tài liệu hết giá trị với mục lục hồ sơ, các tài liệu giữ lại. Có thể kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần).
  • Hội đồng tiến hành thảo luận, đưa ra biểu quyết về tài liệu dự kiến loại. Biên bản cuộc họp có đầy đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng. Biên bản được lập thành 2 bản (một bản lưu trong hồ sơ huỷ, một bản trình cấp trên).

Hồ sơ xem xét hủy tài liệu được trình lên cơ quan cấp trên có thẩm quyền thẩm tra. Hồ sơ bao gồm:

  • Công văn đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị
  • Danh mục tài liệu hết giá trị
  • Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
  • Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Biên bản Hội đồng xác nhận tài liệu hết giá trị

Biên bản này có đề cập đến thời gian họp, nội dung họp, tên các thành viên tham gia. Các kết luận đề nghị xem xét hủy tài liệu trong danh mục đính kèm.

Công văn đề nghị thẩm định về danh mục tài liệu hết giá trị

Công văn do người chịu trách nhiệm làm hồ sơ hủy tài liệu hết hạn lưu trữ gửi lên cơ quan có thẩm quyền thẩm định. Sau khi có công văn trả lời về kết quả thẩm định, quyết định hủy tài liệu hết giá trị sẽ do người đứng đầu cơ quan đưa ra.

Quyết định về việc huỷ tài liệu hết giá trị

Mẫu quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị

Chủ tịch Hội đồng tiêu hủy tài liệu là người đưa ra văn bản Quyết định về việc hủy tài liệu hết giá trị. Quyết định này là cơ sở để lên kế hoạch chi tiết cho việc hủy tài liệu.

Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị

Tài liệu hủy có thể được hủy ngay tại cơ quan, tổ chức có tài liệu cần hủy. Tuy nhiên, nếu khối tài liệu lớn thì cần có máy móc đủ tiêu chuẩn đáp ứng công việc. Nếu không có, đơn vị có thể tìm đến các nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu.

Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị được kí kết giữa 2 bên. Bên giao là đơn vị có tài liệu cần hủy và bên nhận là nhà cung cấp dịch vụ hủy tài liệu. Tài liệu ghi rõ tên tài liệu hủy và số lượng cụ thể theo danh mục tài liệu hết giá trị.

Biên bản về huỷ tài liệu hết giá trị

Biên bản này được lập sau khi toàn bộ tài liệu đã được đem hủy. Biên bản xác nhận giữa đơn vị có tài liệu hủy và nhà cung cấp dịch vụ hủy các tài liệu rằng tất cả các tài liệu đã được hủy hết. Tài liệu đã hủy không thể khôi phục lại.

Hồ sơ bao gồm biên bản về việc hủy tài liệu hết hạn lưu trữ được bảo quản tại cơ quan có tài liệu hủy ít nhất 20 năm, kể từ thời điểm tài liệu được hủy.

Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Bài viết trên cung cấp thông tin về các mẫu biên bản trong quy trình hủy tài liệu hết hạn lưu trữ. Đây là các mẫu biên bản bắt buộc phải có theo luật định. Vì thế, bạn lưu ý để đảm bảo tiến hành đúng thủ tục, đầy đủ quy trình.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *