5 Tiêu chí đạt chuẩn của hộp lưu trữ tài liệu cho doanh nghiệp

Đối với những tài liệu, hồ sơ cần cần được lưu trữ thì rất cần hộp lưu trữ tài liệu. Đây là sản phẩm chủ chốt và có vai trò vô cùng quan trong trong kho lưu trữ. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều địa chỉ cung cấp các loại hộp này. Bạn cần biết những thông tin sau để có thể lựa chọn được sản phẩm chất lượng nhất.

hộp lưu trữ hồ sơ

Những thông tin về hộp lưu trữ tài liệu mà bạn cần phải biết

Giới thiệu về hộp lưu trữ tài liệu

Hộp lưu trữ tài liệu là sản phẩm để bảo quản các tài liệu trong kho lưu trữ theo đúng quy định. Loại hộp này cũng như kệ sắt lưu trữ tài liệu … đang được sử dụng phổ biến. Với công dụng chính là bảo quản và lưu trữ tài liệu, hồ sơ quan trọng.

Tác dụng quan trọng đó chính là giúp cho việc bảo quản và tra cứu tài liệu được dễ dàng. Khi cần tìm, thì chỉ cần biết vị trí và tên tiêu đề của hộp lưu trữ . Ngoài ra, có tác dụng tránh cho các tài liệu bị ảnh hưởng bởi ẩm, nấm, mốc, mối, mọt,…

Những đặc điểm nổi bật của hộp lưu trữ

Hộp đựng tài liệu cho doanh nghiệp

Hộp lưu trữ có những đặc điểm nổi bật nào?

Hộp bảo quản tài liệu cũng có những đặc điểm riêng biệt, để dễ dàng phát hiện và tìm mua. Dưới đây là những đặc điểm nổi bật của loại hộp này:

  • Hộp bảo quản hồ sơ, tài liệu được sơn theo màu tùy chọn, nhưng chủ yếu là màu xanh dương, tất cả được làm hoàn toàn bằng máy.
  • Được làm từ giấy hoặc bìa carton lạnh ép giấy xi măng với định lượng khoảng từ 300g đến 600g.
  • Hộp đựng được làm theo chiều đứng hoặc ngang tùy tùy theo yêu cầu của khách hàng.
  • Kích thước dài x rộng x cao phổ biến của loại hộp này là khoảng 36cm x 16cm x 11cm.
  • Với đặc thù cần phải chống thấm, mối mọt nên bên ngoài của hộp bìa giấy ép đã được tẩm chất hóa học học để chống các tác động xấu của môi trường. Bên cạnh đó, hộp giấy còn có chức năng hút ẩm nhằm bảo vệ vệ tài liệu.
  • Các hộp thường được sơn bên ngoài một lớp sơn bóng với màu lịch sự, nhã nhặn phù hợp với quy định.
  • Sản xuất theo đúng quy trình và tiêu chuẩn của quốc gia và Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước.

Các loại hộp phổ biến hiện nay

Các loại hộp lư trữ

Các loại hộp lưu trữ phổ biến hiện nay

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều loại hộp lưu trữ hồ sơ với nhiều chủng loại kích thước và xuất xứ khác nhau để phục vụ cho quá trình bảo vệ và tra cứu. Nhưng hầu hết ở các đơn vị cung cấp hay các cơ sở bán hàng, thì hai loại hộp được sử dụng phổ biến nhất hiện nay là hộp mộc lưu trữ và hộp sơn lưu trữ. Dưới đây là những điểm giống và khác nhau của loạii hộp này:

Điểm giống:

  • Hầu hết các loại hộp cả hộp sơn lưu trữ hay hộp mục lưu trữ đều có kích thước dài x rộng x cao tương đương nhau đó là: 26,5cm x 11cmx 36,5cm, với sai số khoảng lớn hoặc nhỏ hơn 2mm
  • Đều được phân thành 2 loại là hộp đứng hoặc hộp ngang
  • Đều có 1 chiếc chiếc cặp 3 dây bên trong để cố định tài liệu

Điểm khác:

1.   Hộp mộc lưu trữ

Loại hộp này có cấu tạo 2 phần: Bề ngoài của hộp là một hình hộp chữ nhật rỗng để chứa chiếc cặp 3 dây ở bên trong. Cặp 3 dây ở bên trong giúp đóng gói và cố định tài liệu một cách đồng nhất và khoa học gọn gàng vào hộp. Điều này không chỉ giúp dễ dàng đặt lên kệ hay giá sách một cách gọn gàng và khoa học mà còn giúp tiết kiệm thời gian công sức trong quá trình tìm tài liệu.

2.   Hộp sơn lưu trữ

Về cơ bản, hộp sơn lưu trữ và hộp mục lưu trữ đều có những đặc điểm giống nhau chỉ khác nhau ở giai đoạn thi công. Hộp sơn được nâng cấp hơn khi ở bên ngoài được phủ một lớp sơn chống cháy. Đồng thời loại hộp này con được tẩm  các chất hóa học khác bên ngoài lớp sơn như là chống thấm, chống mọt,.. giúp bảo vệ tài liệu tốt hơn.

Một vài tiêu chuẩn quốc gia về hộp lưu trữ tài liệu

Lợi ích của họp lưu trữ

Tiêu chuẩn của quốc gia về hộp lưu trữ, bảo vệ tài liệu

  • Các loại hộp hộp đều được làm từ carton dùng trong lưu trữ lịch sử, lưu trữ hiện hành, và hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
  • Carton dùng để sản xuất hộp phải được làm từ bột giấy hóa học
  • Hộp bảo quản bắt buộc là hình chữ nhật, nắp có dây buộc và mở theo chiều rộng hộp, khuy hộp được làm từ chất liệu chống ăn mòn.
  • Ở cạnh bên của hộp, cách nắp hộp khoảng 50mm, và cách mặt trên khoảng 30mm, phải có một lỗ nhỏ hình tròn với bán kính 30mm để tạo sự thông thoáng

Trên đây là một vài đặc đặc điểm về hộp lưu trữ tài liệu. Mong rằng những thông tin này sẽ giúp bạn chọn được loại hộp phù hợp với yêu cầu của mình. An Phát SHREDDER chuyên cung cấp hộp lưu trữ tài liệu cho các doanh nghiệp. Được khách hàng đánh giá cao về chất lượng nhiều năm liền. Hãy liên hệ với chúng tôi khi doanh nghiệp bạn có nhu cầu.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *