Các bước hủy tài liệu, giấy tờ hồ sơ hết hạn lưu trữ

Theo từng năm, tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước không ngừng tăng lên. Do đó việc hủy tài liệu hết hạn lưu trữ là rất cần thiết. Việc làm này sẽ giúp các cơ quan nhà nước dễ dàng trong việc kiểm soát, tìm kiếm tài liệu nhanh chóng. Tuy nhiên, để đảm bảo độ an toàn, bảo mật thông tin của tài liệu đã được lưu trữ. Cơ quan, doanh nghiệp cần tìm hiểu qua các bước sao cho đúng cách.

hủy tài liệu nhanh chóng

Các bước hủy hồ sơ, tài liệu hết hạn lưu trữ bao gồm những bước nào?

Huỷ tài liệu hết hạn lưu trữ là gì?

Hủy tài liệu hết hạn lưu trữ là hoạt động nhằm loại bỏ những tài liệu hết giá trị. Đảm bảo không gian cho những tài liệu mới có giá trị. Ngoài ra, còn tạo điều kiện tổ chức, sắp xếp lại tài liệu một cách khoa học, nhanh chóng tìm ra chính xác vị trí tài liệu. Đồng thời, tiết kiệm lớn được nguồn tài nguyên tiền bạc cho việc bảo quản tài liệu.

Nguyên tắc về huỷ hồ sơ, tài liệu hết hạn lưu trữ

Để đảm bảo công tác loại bỏ tài liệu hết hạn lưu trữ thực hiện theo đúng quy định. Sở Nội vụ đã đưa ra các nguyên tắc như sau:

Đối với các loại tài liệu có thông tin trùng lặp, không còn giá trị thì cần loại ra để loại bỏ triệt để.

Công tác hủy giấy tờ, hồ sơ hết hạn lưu trữ cần được thực hiện đúng theo quy định.

Tài liệu được coi là hết hạn lưu trữ cần thông qua Hội đồng của các cơ quan, tổ chức. Hội đồng này xem xét và được Sở nội vụ ra quyết định tiêu hủy.

Song song với kiểm tra tính giá trị, hạn lưu trữ của tài liệu. Hội đồng của các cơ quan tổ chức cần xem xét lại mục lục hồ sơ, tài liệu lưu giữ.

Khi thực hiện phải đảm bảo nội dung, thông tin trên tài liệu được tiêu hủy hoàn toàn.

Lọc tài liệu hết hạn lưu trữ, so sánh với mục hồ sơ và tài liệu cần giữ

Các bước huỷ hồ sơ tài liệu hết hạn lưu trữ

Lập ra danh sách các tài liệu hết hạn lưu trữ cần loại bỏ hoàn toàn. Đồng thời viết biên bản thuyết minh về những tài liệu hết hạn lưu trữ trên.

Trình hồ sơ lên người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Hồ sơ bao gồm:

Tờ trình thông báo về công tác hủy giấy tờ, tài liệu hết hạn lưu trữ.

Danh sách những tài liệu hết hạn lưu trữ, thuyết minh về những tài liệu hết hạn lưu trữ.

Mục lục của hồ sơ và tài liệu cần giữ lại.

Họp nghị quyết để bầu ra một Hội đồng thẩm định loại bỏ tài liệu hết hạn.

Hội đồng xác định hạn tài liệu lưu trữ thực hiện xem xét hủy tài liệu hết hạn lưu trữ. Thành viên Hội đồng sẽ đối chiếu danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ với mục lục tài liệu cần giữ lại. Thông qua thảo luận, biểu quyết theo số đông để lập ra hồ sơ về tài liệu phải tiêu hủy .

Cuối cùng là trình lên cấp có thẩm quyền để thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ.

Hủy giấy tờ, tài liệu hết hạn đúng quy định

Cơ quản quản lý lưu trữ sau khi nhận được hồ sơ đề nghị hủy giấy tờ, tài liệu hết hạn lưu trữ. Phải tiến hành nghiên cứu, thẩm định nội dung tài liệu hết thời hạn lưu trữ. Kiểm tra so sánh với những tài liệu cần giữ lại và phản hồi bằng văn bản. Thời gian thẩm định tài liệu hết hạn lưu trữ không quá 30 ngày, kể từ ngày nộp hồ sơ yêu cầu.

Hoàn thiện thủ tục hồ sơ để trình lên cơ quan có thẩm quyền ra quyết định hủy giấy tờ hết hạn lưu trữ.

Phương pháp: có thể bằng máy cắt giấy, thiêu, đưa đến nhà máy tái chế,…, Đảm bảo loại bỏ hết những thông tin trên tài liệu lưu trữ.

Hoàn thiện hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết hạn để sau này tra cứu lại.

Thẩm định trước khi hủy giây tờ, tài liệu hết hạn lưu trữ

Những lưu ý khi huỷ giấy tờ, tài liệu hết hạn lưu trữ

Trước khi tiêu hủy giấy tờ tài liệu hết hạn cần thông qua các cơ quan, Hội đồng có thẩm quyền. Để xem xét hạn lưu trữ của tài liệu trước khi loại bỏ, tránh tiêu hủy nhầm những giấy tờ quan trọng. Bên cạnh đó, hồ sơ về hủy tài liệu hết hạn phải được lưu trữ ít nhất 20 năm kể từ ngày được tiêu hủy.

Thực hiện đúng các bước loại bỏ những tài liệu hết giá trị, đảm bảo không bỏ sót tài liệu, lộ thông tin lưu trữ ra ngoài.

Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị cũng được hủy theo thủ tục các bước như những tài liệu lưu trữ khác.

Nhằm tránh cho thông tin, dữ liệu bị khôi phục trở lại. Tài liệu điện tử phải được tiêu hủy cùng bộ hồ sơ thuộc danh sách tài liệu hết giá trị đã được phê duyệt. Hiện nay, có rất nhiều người chưa nắm rõ, chưa thực hiện đúng các thủ tục . Do đó thường gặp những rủi ro khi loại bỏ tài liệu, gây ra những thiệt hại không đáng có.

Hi vọng bài viết này giúp chúng ta nắm rõ các bước và những quy trình quy định để tiêu hủy đúng cách.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *