Hủy tài liệu hết hạn lưu trữ theo quy định của Sở Nội Vụ

Hủy tài liệu hết hạn lưu trữ là công việc cần thiết đối với các cơ quan, doanh nghiệp tại Việt Nam. Để tiêu hủy hồ sơ hoặc tài liệu đã hết thời gian, giá trị lưu trữ. Các cơ quan, doanh nghiệp cần phải thực hiện theo đúng quy trình mà Sở Nội Vụ đưa ra.

quy định  về hủy tài liệu hết hạn lưu trữ

Quy trình hủy tài liệu hết hạn lưu trữ

Lập danh mục hồ sơ hoặc tài liệu

Trước khi lập danh mục, danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ, phải tiến hành xác định giá trị của tài liệu. Căn cứ theo quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu. Hồ sơ để phân loại hồ sơ đã hết hạn lưu trữ, tránh gây những lãng phí về tài lực và nhân lực. Cuối cùng, lập danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ, phải có văn bản giải thích về hồ sơ tài liệu hết giá trị.

Hội đồng xác định giá trị 

Khi tiến hành hủy tài liệu hết hạn lưu trữ thì tất cả tài liệu trong danh sách sẽ bị hủy vĩnh viễn. Để hạn chế tối đa tất cả sai sót trong việc xử lý tài liệu. Các cơ quan, doanh nghiệp sẽ tiến hành thành lập một hội đồng xác định giá trị tài liệu viết tắt là HDXDGTTL. HDXDGTTL tài liệu sẽ tham mưu cho người quản lý cấp cao và đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Theo quy định của Sở Nội Vụ, HDXDGTTL bao gồm:

  • Người đại diện hoặc đứng đầu đơn vị, tổ chức: Chủ tịch Hội đồng
  • Người đại diện cho đơn vị, tổ chức có hồ sơ hoặc tài liệu hết hạn lưu trữ: Ủy viên Hội đồng
  • Những người đại diện cho lãnh đạo phòng, ban trong đơn vị, tổ chức: Ủy viên Hội đồng
  • Người có trách nhiệm lưu trữ tài liệu của đơn vị: Thư ký Hội đồng

Xét tài liệu

Công việc của HDXDGTTL sẽ tiến hành họp, thảo luận, xem xét và tiến hành đánh giá danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ. Cụ thể là tiến hành đối chiếu với danh mục, danh sách tài liệu hết thời gian lưu trữ với mục lục của hồ sơ hoặc tài liệu. Hồ sơ hoặc tài liệu cần giữ lại và kiểm tra, đối chiếu thực tế hồ sơ hoặc tài liệu.

Cuối cùng Hội đồng xác định giá đưa ra danh sách hủy tài liệu hết hạn lưu trữ. Danh sách này phải được HDXDGTTL thống nhất và thông qua. Nội dung trong cuộc họp xét tài liệu đều phải có biên bản ghi chép đầy đủ để đảm bảo tính minh bạch.

quy định hủy tài liệu

Hội đồng xác định giá trị sẽ xem xét là đánh giá tài liệu

Hoàn thiện hồ sơ, trình lên cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ

Theo quy định, hồ sơ về vấn đề hủy tài liệu hết thời gian lưu trữ bao gồm:

  • Văn bản đề nghị, yêu cầu thẩm định tài liệu hết thời gian lưu trữ
  • Danh mục, danh sách tài liệu hết hạn lưu trữ đã được thống nhất bởi Hội đồng xác định giá trị
  • Văn bản giải thích, thuyết minh về tài liệu hết hạn lưu trữ
  • Biên bản cuộc họp của HDXDGTTL hết hạn lưu trữ

Cơ quan, doanh nghiệp phải có trách nhiệm bổ sung, hoàn thiện đầy đủ hồ sơ như trên. Sau đó trình cho cơ quan có chức năng, thẩm quyền để được xử lý.

Thẩm định tài liệu

Tiếp theo, các cơ quan có chức năng, thẩm quyền về quản lý và lưu trữ hồ sơ hoặc tài liệu sẽ trực tiếp thẩm định lại tài liệu. Mục đích là để hạn chế những sai sót trong quá trình tiến hành hủy tài liệu hết hạn lưu trữ. Sau khi kiểm tra và đối chiếu với tài liệu thực tế. Trong vòng 30 ngày, tính từ ngày nhận hồ sơ. Cơ quan nhà nước sẽ lập biên bản về kết quả thẩm định, cũng như phản hồi cho cơ quan, doanh nghiệp thông qua văn bản.

Hoàn thiện hồ sơ, trình lên cơ quan có thẩm quyền về hủy

Căn cứ vào ý kiến của HDXDGTTL và cơ quan thẩm định nhà nước có chức năng thẩm quyền. Việc hoàn thiện và trình hồ sơ lên cơ quan có chức năng, thẩm quyền về hủy bao gồm:

  • Những hồ sơ hoặc tài liệu mà được yêu cầu giữ lại. Doanh nghiệp phải bảo quản danh mục những hồ sơ tương ứng của khối tài liệu đó
  • Hoàn thiện danh mục hồ sơ hoặc tài liệu hết hạn lưu trữ
  • Trình lên cơ quan chức năng có thẩm quyền để đưa ra quyết định cuối cùng liên quan đến vấn đề hủy tài liệu hết hạn lưu trữ

Tiến hành hủy tài liệu hết hạn lưu trữ

Sau khi tiếp nhận văn bản của cơ quan chức năng có thẩm quyền việc hủy tài liệu hết hạn. Quy trình hủy tài liệu được tiến hành đầy đủ theo quy trình sau:

  • Đóng gói hồ sơ hoặc tài liệu nằm trong danh sách tiêu hủy
  • Lập biên bản bàn giao hồ sơ hoặc tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp và người tiến hành tiêu hủy
  • Thực hiện hủy hồ sơ hoặc tài liệu theo đúng quy trình
  • Lập biên bản liên quan đến vấn đề hủy tài liệu theo đúng quy định của pháp luật
dịch vụ hủy tài liệu hà nội

Tiến hành hủy tài liệu hết hạn lưu trữ

Lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hủy tài liệu hết hạn lưu trữ

Kết thúc quy trình hủy tài liệu lập là lưu trữ hồ sơ hoặc tài liệu về hủy tài liệu hết thời gian lưu trữ. Hồ sơ gồm đầy đủ tất cả các loại giấy tờ sau:

  • Văn bản Quyết định thành lập HDXDGTTL hết hạn lưu trữ
  • Danh mục và văn bản giải thích, thuyết minh tài liệu hết hạn thời gian lưu trữ
  • Biên bản cuộc họp họp và xem xét của HDXDGTTL
  • Văn bản đề nghị xem xét, thẩm định đến cơ quan có chức năng thẩm quyền
  • Văn bản thẩm định và văn bản phản hồi của cơ quan chức năng
  • Văn bản quyết định hủy tài liệu của người đại diện cơ quan, doanh nghiệp có hồ sơ hoặc tài liệu bị tiêu hủy
  • Biên bản bàn giao hồ sơ hoặc tài liệu tiêu hủy.
  • Biên bản hủy tài liệu

Tất cả hồ sơ cần được lưu trữ và bảo quản tối thiểu 20 năm tính từ ngày hủy tài liệu hết hạn lưu trữ. Việc hủy tài liệu hết hạn lưu trữ là điều rất cần thiết với các doanh nghiệp. Trên đây là những chia sẻ về các bước hủy tài liệu hết thời gian lưu trữ do Sở Nội Vụ đưa ra. Bạn nên lựa chọn đơn vị có kinh nghiệm trong việc hủy tài liệu để được hỗ trợ tốt nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *