Dịch vụ huỷ tài liệu và những thông tin cần nắm rõ

Các giấy tờ, hồ sơ, tài liệu,… luôn là những vật quan trọng chứa những thông tin quan trọng và cần thiết. Bất kỳ một cơ quan nào, dù là nhà nước hay doanh nghiệp tư nhân. Tuy nhiên, để có thể tiêu hủy các dữ liệu đã hết hạn, tùy mỗi cơ quan sẽ có cách khác nhau. Và hiện nay, dịch vụ hủy tài liệu đang rất phổ biến bởi sự nhanh chóng và đảm bảo.

dịch vụ hủy tài liệu tại hà nội

Những điều cần biết về dịch vụ hủy tài liệu

Hiểu thế nào là dịch vụ hủy tài liệu?

Mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, hay phòng ban lớn nhỏ cũng đều sẽ có một khối lượng dữ liệu nhất định. Tuy nhiên, những dữ liệu đó đã hết hạn sử dụng thì cần phải xóa bỏ đi. Để giải phóng không gian, bộ nhớ quản trị dữ liệu, tạo điều kiện bảo quản tốt hơn dữ liệu còn giá trị. Đó chính là hình thức tiêu hủy tài liệu.

Với một khối lượng dữ liệu lớn, các cơ quan đều sẽ tìm đến dịch vụ tiêu hủy tài liệu. Bởi với máy tính văn phòng với công suất nhỏ thì không thể xóa trong một khoảng thời gian ngắn. Do đó cần phải nhờ đến một đơn vị chuyên về lĩnh vực này hỗ trợ.

Lợi ích của dịch vụ xóa tài liệu đã không còn dùng đến 

Các đơn vị cung cấp dịch vụ hủy dữ liệu đều sử dụng bằng các máy có công suất lớn. Một phướng án tối ưu giải quyết vấn đề nhanh gọn lẹ. Đồng thời còn đem lại những lợi ích cho cơ quan, doanh nghiệp đó và môi trường xung quanh. Có thể kể đến một vài lợi ích của dịch vụ tiêu hủy dữ liệu như sau:

  • Hủy được tài liệu, dữ liệu khổng lồ trong một khoảng thời gian ngắn. Nếu máy hủy thông thường sẽ mất nhiều thời gian, thì các dịch vụ hủy tài liệu sẽ có thể hủy rất nhanh.
  • Dịch vụ này cũng giúp bạn tiết kiệm được phần nào chi phí hơn so với các dịch vụ hủy dữ liệu khác
  • Đơn vị cung cấp dịch vụ chắc chắn sẽ có cam kết bảo mật tuyệt đối các thông tin, dữ liệu cần xóa . Vậy nên bạn hoàn toàn yên tâm về vấn đề này.
  • Góp phần bảo vệ môi trường, bởi máy hủy không gây ồn, không tạo ra khí thải, rác thải ảnh hưởng đến môi trường
  • Quy trình làm việc rõ ràng, nên rất thuận lợi cho các cơ quan, doanh nghiệp
hủy tài liệu cơ quan, doanh nghiệp

Hủy tài liệu mang đến nhiều lợi ích

Nên sử dụng dịch vụ hủy tài liệu hay mua máy hủy tài liệu?

Hiện nay, vẫn còn khá nhiều những doanh nghiệp xóa đi những thông tin, dữ liệu bằng cách đốt cháy. Đây là một cách làm không triệt để mà còn tiềm ẩn rất nhiều những nguy cơ về an toàn như cháy nổ. Hoặc có những cơ quan thờ ơ vứt ngay vào thùng rác. Và ở thời đại hiện nay, đây là một cách vô cùng nguy hiểm. Bởi thông tin có thể sẽ lộ ra bất cứ lúc nào, một cách vô tình hoặc cố ý.

máy hủy tài liệu

Có nên sử dụng máy hủy tài liệu?

Chính vì 2 cách  tiêu hủy trên không đem lại hiệu quả mà còn xuất hiện nhiều rủi ro. Do đó, dịch vụ hủy tài liệu đang ngày càng trở nên phổ biến hơn ở các thành phố lớn. Bên cạnh dịch vụ, thì các loại máy hủy tài liệu cũng được bán rất nhiều trên thị trường. Vậy cân nhắc đến dịch vụ ở các đơn vị trung gian, hay là mua máy tự hủy tại chỗ?

Máy hủy dữ liệu không còn xa lạ ở nhiều các văn phòng làm việc làm nhỏ hiện nay. Nó mang lại sự tiện lợi và đảm bảo tuyệt đối 100% sự bảo mật. Nhưng lại có những hạn chế về số lượng và thời gian, khi chỉ tiểu hủy được rất ít số tài liệu trong ngày.

Nếu như bạn cần xóa bỏ cùng lúc một khối lượng dữ liệu khổng lồ thì các dịch vụ xóa thông tin sẽ hiệu quả hơn nhiều.

Ngoài ra các đơn vị cung cấp dịch vụ này sẽ có những tư vấn cho bạn về giá cả, quy trình, và hình thức tiêu hủy tài liệu khác nhau.

Tham khảo giá dịch vụ xóa dữ liệu trên thị trường

tiêu hủy tài liệu

Báo giá sử dụng dịch vụ

Để biết chính xác chi phí cho một lần hủy tài liệu đã không còn giá trị của cơ quan là bao nhiêu? Thì bạn cần phải liên lạc với các đơn vị có cung cấp dịch vụ này để được tư vấn. Sau đó, họ sẽ cử đại diện đến để khảo sát qua khối lượng công việc và báo giá luôn cho bạn.

Có rất nhiều nhà cung cấp khác nhau, mỗi đơn vị sẽ có cách tính phí riêng. Song hầu hết họ đều tính giá theo mức độ, khối lượng và loại dữ liệu cần tiêu hủy. Vì vậy, giá thành chung trên thị trường cũng sẽ không chênh lệch nhau nhiều.

Trên đây là một vài thông tin bạn cần phải biết khi muốn sử dụng dịch vụ hủy tài liệu. Mong rằng nó sẽ giúp ích bạn tìm được đơn vị hợp ý mình.