Vì sao dịch vụ hủy tài liệu là cần thiết với cơ quan doanh nghiệp?

Hiện nay, dịch vụ huỷ tài liệu là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp trong việc xử lý tài liệu.Việc tiêu huỷ tài liệu không còn giá trị sử dụng là điều cần thiết và bắt buộc trong công việc lưu trữ. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách huỷ tài liệu sao cho đúng, cũng như tiết kiệm chi phí tối ưu nhất. Bài viết này sẽ lý giải rõ hơn lý do vì sao doanh nghiệp nên thuê đơn vị thứ ba để thực hiện huỷ hồ sơ, tài liệu.

dịch vụ hủy tài liệu

Dịch vụ huỷ tài liệu nhanh gọn, tiết kiệm

Khái niệm dịch vụ huỷ tài liệu là gì?

Khái niệm dịch vụ

Thông thường, theo thời gian, giấy tờ, tài liệu của tổ chức, doanh nghiệp sẽ nhiều lên. Trong đó, có cả những giấy tờ đã hết hạn lưu trữ, và không còn giá trị sử dụng. Chính vì vậy, dịch vụ huỷ tài liệu đúng như tên gọi của nó, sẽ giúp tiêu huỷ các loại giấy tờ đó một cách nhanh gọn nhất. Đồng thời, quy trình tiêu huỷ cũng đảm bảo theo đúng quy định.

Bạn có thể hiểu đơn giản rằng, đây là cách để tiêu huỷ triệt để lượng lớn tài liệu, hồ sơ nhanh chóng, mà không gây rò rỉ, mất mát thông tin doanh nghiệp.

Nhu cầu dịch vụ hủy tài liệu ngày càng cao

Sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế, xã hội đã thúc đẩy sự phát triển của hàng loạt doanh nghiệp lớn nhỏ trên thị trường hiện nay. Vì lẽ đó, mức độ cạnh tranh cũng ngày càng khốc liệt hơn.

tài liệu hết giá trị

Nhu cầu sử dụng dịch vụ cao

Bởi vậy, bảo mật thông tin tuyệt đối là điều mà bất kỳ đơn vị, doanh nghiệp nào cũng chú trọng. Bởi chỉ cần rò rỉ một chút thông tin cũng đủ khiến doanh nghiệp đứng bên bờ vực thẳm.

Đó là lý do vì sao nhu cầu sử dụng dịch vụ ngày càng cao từ doanh nghiệp. Điều đó kéo theo sự xuất hiện của khá nhiều đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ hủy tài liệu.

Hơn nữa, mức giá đưa ra cũng rất cạnh tranh. Bạn nên tìm đến các đơn vị uy tín, có nhiều năm kinh nghiệm để được hỗ trợ, xử lý kịp thời.

Ý nghĩa dịch vụ huỷ tài liệu đới với doanh nghiệp

Giải pháp thay thế máy huỷ tài liệu thủ công

Có khá nhiều đơn vị hiện nay lựa chọn sử dụng máy huỷ văn phòng. Tuy nhiên, điểm trừ của thiết bị này là chỉ xử lý được một lượng nhỏ giấy tờ. Với công suất thấp như vậy, chắc chắn xử lý một kho giấy tờ đồ sộ không khả quan. Đó là lý do bạn cần đến một đơn vị chuyên xử lý vấn đề này.

Cụ thể, máy huỷ tài liệu văn phòng thường có công suất khoảng 5-10 tờ/ lần. Nếu thực hiện theo cách này, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian, tốn kém về cả nhân công. Đồng thời, chi phí mua máy cũng không nhỏ.

Thêm vào đó, vận hành máy còn tạo tiếng ồn lớn, gây ảnh hưởng tới môi trường làm việc.

tiêu hủy tài liệu

Huỷ tài liệu dịch vụ tiện lợi hơn so với sử dụng máy móc thủ công

Xu hướng sử dụng dịch vụ hủy tài liệu ngoài doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần tận dụng về cả thời gian, nhân sự, tài chính để tập trung phát triển. Vì vậy, thuê dịch vụ ngoài cũng là xu hướng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, chuyên xử lý các vấn đề tồn đọng trong hoạt động, sản xuất.

Nhìn chung, theo kinh nghiệm được chia sẻ, việc huỷ tài liệu không thường xuyên. Khối lượng khoảng dưới 100kg thì đầu tư máy móc thiết bị huỷ là lựa chọn thích hợp. Tuy nhiên, với khối lượng lớn hơn, chắc chắn bạn cần tìm đến sự hỗ trợ của dịch vụ huỷ tài liệu chuyên nghiệp, uy tín để thực hiện công việc này.

Lợi ích mà dịch vụ hủy tài liệu mang lại.

Bảo mật thông tin

Giấy tờ công ty, doanh nghiệp đều có ý nghĩa rất quan trọng, cần được bảo mật tuyệt đối. Vì thế, nếu để những thông tin này rơi vào tay người có ý đồ xấu, điều đó sẽ gây bất lợi rất nhiều cho công ty.

Vì vậy, dịch vụ huỷ tài liệu tại chỗ sẽ đảm bảo không thể khôi phục tài liệu, cũng như định dạng lại bất kỳ nội dung nào trong đó. Đây chính là cách giúp bảo mật tuyệt đối thông tin tuyệt mật của doanh nghiệp.

Tuân thủ quy định pháp luật

Việc tiêu huỷ tài liệu cũng có những quy định riêng theo luật pháp. Và hơn hết, doanh nghiệp cần tuân thủ thực hiện. Không phải lúc nào bạn muốn tiêu huỷ là có thể tiêu huỷ ngay. Để làm được điều này, đơn vị cần trải qua một quy trình chuẩn xác nhất.

Giúp dọn dẹp văn phòng

Bề dày hoạt động của doanh nghiệp sẽ có rất nhiều tài liệu cần lưu trữ. Việc tồn đọng nhiều loại giấy tờ không cần thiết, không còn giá trị sẽ ảnh hưởng lớn đến công việc lưu trữ.

Như vậy, huỷ bỏ tài liệu, hồ sơ không quan trọng sẽ giúp kho lưu trữ rộng rãi hơn.

Tiết kiệm thời gian

Như được đề cập ở trên, với nghiệp vụ dịch vụ huỷ giấy tờ, hồ sơ chuyên nghiệp. Mọi công tác đều được xử lý nhanh gọn nhất, tối ưu nhất.

Như vậy, với những ưu điểm mà dịch vụ huỷ tài liệu đem lại. Chắc chắn đây là giải pháp tốt nhất để xử lý lượng lớn tài liệu doanh nghiệp trong thời gian ngắn.